Traditionell unterscheidet man zwischen einer Aufbau- und einer Ablauforganisation. Die Grenze zwischen beiden Begriffen sind allerdings nur theoretischer Natur, da das eine ohne das andere nicht bestehen kann. Zudem verschwimmt diese zunehmend durch neue Konzepte wie das Business Process Reengineering, die Prozessorganisation oder die Netzwerkorganisation.
Eine Unternehmensverwaltung regelt dabei die Errichtung und Erhaltung von Verfahrensweisen, Aufzeichnungen und Regeln im Geschäftsleben. Diese umfasst das Durchführen von Aktivitäten, die zur Lieferung eines Produktes oder einer Dienstleistung an die Kundin, den Kunden führen und auch darin ihren Ursprung haben. Verwaltung wird oft mit Papierarbeit und dem Ausfüllen von Formularen gleichgesetzt, sie umfasst aber weit mehr, darunter die Koordinierung aller Verfahren, die zur Lieferung eines Produktes oder einer Dienstleistung nötig sind, und die Führung aller Unterlagen, die dazu dient, Fehler zu identifizieren und gegebenenfalls Verbesserungen einzuleiten.
Wer macht was, wann, wie und womit?
Im Gegensatz zu großen Unternehmen stellen kleine und mittelständische Unternehmen oft keinen eigenen Vorstand auf. Hier konzentriert man sich im Interesse einer effizienten Arbeitsweise des Unternehmens nicht vordergründig auf die Organisation der Verwaltung hinsichtlich der Unternehmensstruktur, sondern auf die Organisation der Verwaltung in Bezug auf die Verwaltungsabläufe. Eine optimale Ablauforganisation der Verwaltung verhindert umständliches oder zu langsames Arbeiten.
Oft obliegt in Kleinunternehmen jeder der einzelnen Verwaltungsbereiche nur einer einzelnen Person. Damit bei einer personellen Aufstockung des Betriebes kein unübersichtliches Wirrwarr der Organisation der Verwaltung entsteht, kommt es darauf an, von Anfang an Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und eine schlanke Verwaltung zu entwickeln. Dabei hilft eine durchdachte Ablauforganisation, die festlegt, wann, wie und womit eine Aufgabe erfüllt wird.